ダイヤルする前に、用件などをメモにしておくと、スムーズに話が進みます。電話で話しながらのメモは、マナー違反ではありませんので、用件を忘れないようペンを走らせても結構です。

　相手が電話に出ると、まず名乗り、用件を手短に伝えます。

　用件が長くなる場合、「今、お時間は大丈夫でしょうか」と一言尋ねてから、本題に入ります。３分ほどで終わらせるようにし、相手の仕事に支障が出ないようにしてください。

　相手の都合、あなたの仕事の都合により、再度、電話をするか、折り返し電話をもらうか、伝言を頼むか、変わってきます。

　伝言を頼む場合は、必ず伝言内容を復唱します。これにより、間違った情報が伝わることは少なくなります。

　呼び出し音が２回鳴る前に、受話器を取りましょう。３回以降は、「お待たせしました」と添えて、電話に出ます。

　ビジネスマナーでの電話の第一声は、社名とあなたの名前です。場合によっては、所属も述べます。例えば、「株式会社△△、お客様コールセンター、木村です」などです。

　相手が名乗ると、「いつもお世話になっております」や「毎度、有難うございます」と挨拶します。あなたにとって初めての相手であっても、会社にとっては「いつも」や「毎度」であるので、こう言います。

　先方から用件を聞き、担当者に取り次ぎます。担当者が上司であっても、社内の人間は呼び捨てにします。

　不在の理由は言う必要はありません。

　いつ頃、帰ってくるのか分かっていれば、それを伝えます。それから、折り返し電話をかけるようにするか、かけ直していただくか、伝言を受けるか決めます。